Automatyzacja Livespace: od reguł w CRM-ie do własnych integracji

Automatyzacja w Livespace: trzy miejsca w panelu

Zanim wejdę w Make, przechodzę przez konfigurację samego CRM-u. Sporo zgłoszeń typu „potrzebujemy integracji” zamyka się ustawieniem, które w Livespace już jest.

Automatyzacja nie siedzi w jednym ekranie. Livespace rozdziela ją na trzy miejsca i każde ma inny zasięg:

1. Ustawienia konta - katalog gotowych integracji oraz klucze i ustawienia API. Poziom całego konta.
2. Szansa sprzedaży, zakładka Automatyzacja - sekwencje e-maili i zadań prowadzące jednego klienta. Poziom pojedynczej szansy.
3. Kreator automatyzacji - reguły „zdarzenie, warunek, akcja” działające na wybranym procesie sprzedaży.

Poza tym CRM sam obsługuje szablony dokumentów (oferty, zamówienia, faktury i umowy z danych szansy), procesy z etapami i krokami razem z gotowymi metodykami typu SPIDER, MEDDIC czy BANT oraz Sales Bot, który rozdziela nowe szanse między handlowców. Ten zestaw kończy się na granicy Livespace: nie wystawi faktury w programie księgowym, nie sprawdzi firmy w rejestrze i nie odłoży danych do hurtowni.

Z jakim pakietem to w ogóle działa

Ta tabela przesądza całą resztę strony, więc stawiam ją na początku.

Funkcja	Base	Automation	Growth	Professional+
Cena netto za użytkownika miesięcznie	79 zł	169 zł	259 zł	399 zł
Automatyzacje procesów	brak	do 3	do 20	do 100
Sekwencje e-mail	brak	tak	tak	tak
Sales Bot	brak	1	5	bez limitu
Dostęp do API	brak	podstawowy	rozszerzony	bez limitu
Integracja z Make	brak	tak	tak	tak
Integracja z Zapier	brak	tak	tak	tak

Stan na sierpień 2026 według cennika Livespace, przy płatności rocznej taniej o 13 procent.

Pakiet Base odcina jednocześnie automatyzacje, sekwencje, API i obie platformy integracyjne, więc rozmowa o automatyzacji na Base zaczyna się od zmiany pakietu. Limit automatyzacji jest wspólny dla całego konta, choć za pakiet płaci się od użytkownika. Trzy pozycje z pakietu Automation kończą się szybciej, niż to wygląda na papierze.

Poziomy dostępu do API nazywają się „podstawowy”, „rozszerzony” i „bez limitu”, a cennik nie podaje, czym się różnią w liczbach. Przed integracją o dużym wolumenie warto dopytać Livespace o konkretną wartość, zamiast zakładać.

Integracje i API w ustawieniach konta

Menu ustawień trzyma warstwę integracyjną w czterech osobnych pozycjach: Webhooki, Wtyczki, Integracje i dodatki oraz API. Dwie ostatnie robią najwięcej roboty.

Integracje i dodatki to katalog gotowych połączeń. Każda pozycja ma etykietę Aktywna albo Nieaktywna, zależnie od tego, co konto ma włączone:

Obszar	Pozycje w katalogu
Platformy automatyzacji	Make, Zapier
Telefonia i call center	Ringostat, Thulium, Focus Contact Center, Datera, Wirtualna Centralka Play, Call Tracker na Androida i HUAWEI
Poczta i marketing	IMAP, iPresso, Landingi, Sellizer
Dane firm	Transparent Data (po NIP-ie), ViesAPI.eu (po numerze VAT UE)
Sprzedaż	Sales Bot
Aplikacje i wtyczki	Livespace na iOS, Androida i HUAWEI, wtyczka do Chrome
Wymiana danych	API, RSS, iCal, import z CRM Highrise
Pozostałe	Przestrzenie, Gravatar

Trzy rzeczy z tego katalogu warto zauważyć. Make jest oznaczony jako nowość i stoi na samej górze listy, więc integracja przez Make jest w Livespace świeższa niż przez Zapier. RSS i iCal wystawiają powiadomienia oraz kalendarz na zewnątrz bez pisania czegokolwiek, co czasem załatwia sprawę taniej niż scenariusz. Samo API też jest tu zwykłą pozycją katalogu, którą trzeba mieć aktywną.

W menu ustawień stoi też osobna pozycja Agenci AI oznaczona jako nowość, poza katalogiem integracji. Funkcje AI opisane niżej włącza się gdzie indziej.

API: klucz należy do użytkownika, jest też użytkownik anonimowy

Ekran ma osiem zakładek: Użytkownicy, Kontakty, Szanse sprzedaży, Przestrzenie, Zadania, Uprawnienia, Ustawienia i Dokumentacja. Pierwsze pięć wystawia identyfikatory obiektów, Uprawnienia i Ustawienia zmieniają zachowanie API, a Dokumentacja prowadzi do opisu metod.

Autoryzacja wymaga dwóch wartości: api_key i api_secret. Każdy użytkownik aplikacji ma własną parę, a połączenie działa w jego imieniu i z jego uprawnieniami. Livespace daje przy tym anonimowego użytkownika API dla połączeń, które nie mają działać w imieniu konkretnej osoby.

To ważniejsze, niż wygląda. Klucz handlowca daje scenariuszowi dokładnie jego widok CRM-u, a odejście tej osoby z firmy zatrzymuje integrację. Anonimowy użytkownik API rozwiązuje oba problemy i jest gotowy w panelu, więc nie trzeba zajmować licencji na sztuczne konto techniczne.

Trzy przełączniki, które zmieniają zachowanie API

W zakładce Ustawienia stoją trzy przełączniki, domyślnie wyłączone. Każdy odpowiada za co innego.

„Pokaż managerom identyfikatory API na profilach, listach obiektów”. Dopóki jest wyłączony, identyfikatorów z API nie widać w aplikacji. Numer skopiowany z paska adresu to inna wartość, więc scenariusz zbudowany na nim aktualizuje cudzy rekord. Wracam do tego niżej, w sekcji o pułapkach.

„Zezwól na zarządzanie użytkownikami przez API (dodawanie, usuwanie, odblokowanie)”. Dopóki jest wyłączony, te trzy operacje przez API nie przejdą. Jeśli budujesz onboarding pracownika, w którym system kadrowy zakłada konto w CRM-ie, to jest pierwsze miejsce do sprawdzenia.

„Wyłącz aktywności wykonywane po API z definicji aktywności aplikacji”. Decyduje, czy działania wykonane przez integrację liczą się jako aktywności w definicjach aktywności aplikacji. Ma to znaczenie dla statystyk: automat oznaczający kroki jako wykonane potrafi podbić aktywność handlowca, który w tej sprawie nie zrobił nic.

Sekwencje e-maili i zadań w szansie sprzedaży

Sekwencje siedzą w samej szansie, w zakładce Automatyzacja, obok „Dodaj notatkę” i „Wyślij e-mail”. Livespace opisuje je jednym zdaniem: „Stwórz nową sekwencję e-maili i zadań lub wybierz z szablonu”.

Przycisk „Dodaj krok” daje dokładnie dwa rodzaje kroków: „Zaplanuj wysłanie e-maila” i „Zaplanuj dodanie zadania”. To cały zestaw klocków.

Krok e-mail ma datę wysyłki i przedział godzinowy zamiast konkretnej godziny (na zrzucie 09:00 - 10:00). Do tego pola Od, Do i Temat, edytor ze zmiennymi pod przyciskiem {...}, bibliotekę szablonów treści i domyślną zawartość ze zmienną {{STOPKA}}. Gotową sekwencję zapisujesz jako szablon albo od razu planujesz przyciskiem „Zaplanuj”.

Jedna pułapka jest widoczna na samym ekranie. Nad polem nadawcy stoi baner „Uwierzytelnij swoje konto e-mail” z odnośnikiem do ustawień konta. Sekwencja nie ma czym wysłać wiadomości, dopóki skrzynka nie zostanie uwierzytelniona, a komunikat łatwo przeoczyć przy pierwszym układaniu kroków.

Zakres tej funkcji jest wąski i to jest jej zaleta. Sekwencja żyje na jednej szansie, prowadzi jednego klienta i kończy się razem z nią. Kampanie do listy adresów, warunki na zachowanie odbiorcy i rozgałęzienia to już robota dla narzędzia marketing automation po drugiej stronie integracji.

Kreator automatyzacji: zdarzenie, warunek, akcja

Trzecie miejsce to kreator, dostępny z listy „Wszystkie automatyzacje”. Nad listą stoi licznik aktywnych automatyzacji wobec limitu pakietu, w formacie „0 aktywnych / 20 zawartych w Twoim planie”, a sam Livespace opisuje funkcję jako automatyzowanie powtarzalnych czynności „takich jak oznaczanie kroków jako wykonane”.

Kreator jest wizualny. Na płótnie stoi blok Zdarzenie, a pod nim dokłada się kolejne bloki z panelu po prawej.

Zdarzenie „Ukończenie kroku w procesie” ma dwa wymagane pola: Nazwa procesu i Nazwa kroku. Lista kroków jest wyszukiwarką pogrupowaną po etapach procesu, więc przy rozbudowanym procesie sprzedaży od razu widać, na którym etapie stoi wybrany krok.

Tu siedzi pułapka, której nie widać w dokumentacji. Część kroków na tej liście jest wyszarzona z adnotacją, że krok zawiera już wymagane akcje w procesie sprzedaży. Takiego kroku nie użyjesz jako wyzwalacza, więc czasem trzeba najpierw przejrzeć konfigurację procesu, a dopiero potem budować automatyzację.

Do wyboru są trzy akcje i jeden warunek:

Blok	Co robi
Utwórz szansę w innym procesie	zakłada nową szansę w wybranym procesie docelowym i wiąże ją z tą, która wywołała automatyzację
Oznacz krok jako wykonany	oznacza krok w wybranym procesie sprzedaży jako wykonany
Wyślij dane	wysyła dane do innego narzędzia przez webhook
Jeśli	filtr zawężający działanie automatyzacji, na przykład do szans w wybranym procesie

Warunek jest dziś prosty do przewidzenia, bo dwa z trzech jego pól są zablokowane. Nazwa pola to „Proces sprzedaży”, operator to „Jest”, a wybierasz tylko wartość. Livespace dopisuje pod polem operatora, że pracuje nad kolejnymi. W praktyce warunek służy więc do jednego: ograniczenia automatyzacji do wybranego procesu.

Najważniejszy jest trzeci wiersz tabeli. „Wyślij dane” to wyjście z CRM-u na zewnątrz bez pisania kodu. Kreator łapie zdarzenie po stronie Livespace i przekazuje je webhookiem do scenariusza w Make albo n8n. Wyzwalacze modułu Livespace w Make odpytują CRM cyklicznie, więc ta jedna akcja zamienia oczekiwanie na kolejne sprawdzenie w reakcję natychmiastową. To jest miejsce, w którym warstwa panelu i warstwa scenariusza spinają się w jedno.

Nowa automatyzacja startuje wyłączona. Pasek u góry mówi wprost: „Nieaktywna. Aby aktywować automatyzację, zapisz zmiany”. Dobra domyślna wartość, bo regułę da się złożyć i przetestować na spokojnie, zanim zacznie ruszać dane.

Granica kreatora jest tam, gdzie kończą się te trzy akcje. Kreator nie założy zadania, nie wyśle e-maila i nie zmieni pola na szansie. Wszystko poza „utwórz szansę” i „oznacz krok” wychodzi przez „Wyślij dane” do scenariusza po drugiej stronie.

Asystent AI w Livespace: cztery funkcje i ich granice

Funkcje AI w Livespace są wąskie i celowe. Warto wiedzieć, gdzie dokładnie siedzą, zanim ktoś w firmie założy, że CRM „ma AI” i zrobi więcej, niż robi.

Analiza konfiguracji procesu. Ustawienia konta → Szanse sprzedaży → Procesy → „Przeanalizuj konfigurację procesu”. Ocenia liczbę i nazwy etapów, perspektywę klienta w nazwach działań, działania obowiązkowe i uprawnienia. Dostępna w najnowszych wersjach pakietów i na dziś tylko dla aplikacji po polsku.

Asystent AI w statystykach. Statystyki → Skuteczność → „Asystent AI”. Ma dwie opcje: „Stwórz analizę procesu” wskazuje etapy wymagające poprawy, „Porównaj wyniki opiekunów” zestawia pracę handlowców. Też tylko w najnowszych wersjach pakietów.

Sugestie AI w notatce. Przycisk „Sugeruj akcje” proponuje zadania na podstawie treści notatki. Działa w kokpicie, kontaktach i szansach sprzedaży. Nie działa dla e-maili, a notatka musi mieć wystarczającą długość.

Podsumowanie AI w notatce. Skraca długą notatkę do najważniejszych punktów. Wchodzi dopiero przy notatkach dłuższych niż 200 znaków.

Całość włącza się i wyłącza w Ustawieniach konta, w sekcji Integracje i dodatki, w pozycji Analizy AI. Treść notatek jest wysyłana do OpenAI, a Livespace deklaruje, że te dane nie trafiają do trenowania modeli. Sam CRM ostrzega, że analizy mogą zawierać błędy.

To dobre funkcje do pracy człowieka z pojedynczym rekordem. Do zadań, w których model ma sam przeszukać lejek, policzyć coś przez wiele szans albo dopisać notatki hurtem, potrzebna jest droga przez API.

Livespace w Make: 30 modułów i jeden, który zdejmuje limity

Połączenie zakładasz raz. W Livespace wchodzisz w Ustawienia konta, zakładka API, sekcja Users, kopiujesz API Key i API Secret wybranego użytkownika. W Make podajesz te dwie wartości plus nazwę instancji w formacie abc.livespace.io.

Zanim to zrobisz, wybierz właściwego użytkownika. Każda operacja przez API dziedziczy uprawnienia właściciela klucza, więc do integracji biorę anonimowego użytkownika API albo osobne konto techniczne z uprawnieniami wyłącznie do tego, czego scenariusz potrzebuje.

Wyzwalacze

Moduł	Odpala się, gdy
Watch created persons	powstaje nowa osoba
Watch created companies	powstaje nowa firma
Watch created deals	powstaje nowa szansa
Watch modified persons	zmieniają się dane osoby
Watch modified companies	zmieniają się dane firmy
Watch modified deals	zmienia się szansa
Watch stage changes in deals	szansa przechodzi na inny etap
Watch completed actions in deals	działanie w procesie zostaje oznaczone jako wykonane
Watch closed deals	szansa zostaje zamknięta

Akcje

Create a person, Create a company, Create a deal, Create a task, Update a person, Update a company, Update a deal, Create a note for a person, Create a note for a company, Create a note for a deal, Log a call for a person, Log a call for a company, Add a product to a deal, Add a cost to a deal, Send a notification to an user.

Wyszukiwania

Get a person, Get a company, Get a deal, List persons, List companies, List deals, List products, List costs.

Make an API Call

Ten jeden moduł jest ważniejszy niż cała reszta razem wzięta. Wywołuje dowolną metodę API na tym samym połączeniu, więc trzydzieści gotowych modułów przestaje być sufitem. Sięgam po niego zawsze, gdy scenariusz potrzebuje operacji, której w module nie ma: pól dodatkowych z Default/getDatasets, słownika procesów z Deal/process_getList, listy źródeł, struktury zespołu, ściany rekordu, scalania duplikatów albo wyszukiwarki globalnej.

API Livespace: autoryzacja w czterech parametrach

Adres metody wygląda tak:

https://<subdomena>.livespace.io/api/public/json/<Moduł>/<metoda>

Autoryzacja idzie w parametrach żądania i wymaga czterech wartości:

Parametr	Skąd się bierze
_api_auth	zawsze key
_api_key	API Key użytkownika z Ustawień konta
_api_sha	SHA1 sklejenia: API Key + Auth Token + API Secret
_api_session	identyfikator sesji

Auth Token i Session ID pobiera się metodą _Api/auth_call/_api_method/getToken, i to przed każdym żądaniem, nie raz na dobę. W praktyce oznacza to, że jedna operacja biznesowa to zawsze co najmniej dwa wywołania: logowanie i właściwa metoda. Przy scenariuszu przetwarzającym setki rekordów to podwaja liczbę operacji, więc planuję je hurtami, a nie rekord po rekordzie.

Metody są pogrupowane w moduły. Contact obsługuje osoby i firmy razem z notatkami, rozmowami i ścianą. Deal dokłada szanse, produkty, koszty i listę procesów. Todo to zadania, Space to przestrzenie, Wall to wpisy, Default trzyma użytkowników, strukturę zespołu, pola dodatkowe i słownik źródeł. Osobno stoją Search/getResult i Crm/notification_send.

Trzy rzeczy, które psują scenariusze na Livespace

Każdą z nich rozpoznałem przy budowie serwera MCP i każdą trzeba obsłużyć również w Make.

1. Każda odpowiedź ma kod 200

Livespace zwraca HTTP 200 nawet przy błędzie. Rzeczywisty wynik jest w ciele:

{
  "data": [],
  "error": null,
  "result": 561,
  "status": false
}

Make interpretuje kod 200 jako sukces i przechodzi do kolejnego modułu. Scenariusz wygląda na zielony, a w CRM-ie nic się nie stało. Po każdym Make an API Call wstawiam więc filtr na pole status i przerywam przepływ, gdy jest fałszywe.

Kod z pola result mówi, co poszło nie tak, i od niego zależy reakcja:

Kod	Znaczenie	Co z tym robię
400	ogólny błąd metody	alert, bez ponowienia
420	błąd walidacji	alert z treścią rekordu, poprawka po stronie danych
500	ogólny błąd API	ponowienie z limitem
530	użytkownik niezalogowany	odświeżenie tokena i jedno ponowienie
540	brak uprawnień	alert, sprawa dla administratora CRM-u
550	błąd obsługi parametrów	alert, bez ponowienia
561	złe parametry autoryzacji	sprawdzenie kolejności składników w SHA1
562	zły klucz	sprawdzenie klucza i sekretu
563	brak autoryzacji	sprawdzenie sesji

Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: 500 i 530 warto ponowić, 420 i 540 nigdy. Ponawianie błędu walidacji tylko mnoży wywołania i zaśmieca logi.

2. Nie ma operacji „ustaw etap szansy”

Livespace wylicza etap z kroków procesu. Szansa stoi na najdalszym zaznaczonym kroku, więc przesunięcie jej to zaznaczanie i odznaczanie kroków. Scenariusz, który chce przenieść szansę na „Negocjacje”, musi najpierw pobrać definicję procesu, porównać ją ze stanem szansy i wykonać najmniejszą możliwą różnicę.

Ruch do przodu jest bezpieczny. Ruch wstecz odznacza kroki wcześniej ukończone i zmienia historyczne znaczenie tych zaznaczeń, co widać potem w statystykach skuteczności. Dlatego cofanie robię wyłącznie na jawnej liście dozwolonych przypadków.

3. Identyfikatory z API to nie te z interfejsu

API operuje na własnych identyfikatorach. Zanim zobaczysz je w aplikacji, trzeba włączyć przełącznik „Pokaż managerom identyfikatory API na profilach, listach obiektów” w Ustawieniach konta, zakładka API, sekcja Ustawienia. Domyślnie jest wyłączony. Bez niego numer skopiowany z paska adresu prowadzi do innego rekordu, a scenariusz aktualizuje cudzą szansę.

Do tego dochodzi ograniczenie, które łatwo przeoczyć na małym koncie: API nie sortuje i nie agreguje. Pytanie „pokaż największe otwarte szanse w tym kwartale” wymaga pobrania listy i policzenia jej po stronie scenariusza. Jeśli okno pobierania jest mniejsze niż zbiór danych, dostaniesz wynik ucięty bez ostrzeżenia. Przy raportach zawsze sprawdzam, czy pobrane okno objęło całość.

Cztery scenariusze, które składam najczęściej

Lead z formularza do CRM-u bez duplikatów. Formularz wysyła webhooka, scenariusz szuka osoby po adresie e-mail i firmy po NIP-ie, dopiero potem tworzy brakujące rekordy, wiąże je, zakłada szansę w odpowiednim procesie i dopisuje zadanie dla opiekuna. Dedup przed zapisem jest tu ważniejszy niż sama szybkość, bo posprzątanie duplikatów w CRM-ie kosztuje więcej niż jedno dodatkowe zapytanie.

Zmiana etapu uruchamia resztę firmy. Watch stage changes in deals startuje przepływ, który zależnie od etapu generuje dokument, zakłada zadanie wdrożeniowe, wysyła wiadomość na kanał zespołu albo przekazuje dane do księgowości. Warunek: jedno zdarzenie, jeden skutek, żeby dało się później odpowiedzieć na pytanie, co konkretnie wywołało daną fakturę.

Nocny raport z lejka. Skoro API nie agreguje, scenariusz pobiera okno szans, liczy sumy i mediany po swojej stronie i wysyła zestawienie rano. Do raportu dokładam informację o tym, ile rekordów objęło pobranie, żeby nikt nie oparł decyzji na uciętym zbiorze.

Dwukierunkowa synchronizacja z systemem księgowym. Każda strona trzyma identyfikator drugiej. Kierunek każdego pola jest ustalony z góry, a przy każdej zmianie scenariusz sprawdza, czy przetwarza nowe zdarzenie, ponowioną dostawę czy echo własnego zapisu. Bez tego dwie integracje potrafią odbijać sobie tę samą aktualizację w kółko.

Kiedy zostaję w Make, a kiedy piszę kod

Make wystarcza, gdy przepływ ma kilkanaście kroków, dane nie wymagają liczenia po stronie klienta, a wolumen mieści się w planie. Wtedy przewagą jest czytelność: osoba z firmy widzi, co się dzieje, i sama poprawi nazwę pola.

Po kod sięgam, gdy scenariusz musi agregować duże zbiory, gdy jedna operacja biznesowa rozpada się na kilkanaście wywołań API, gdy potrzebna jest własna logika ponowień albo gdy dane nie powinny przechodzić przez zewnętrzną platformę. Częsty układ pośredni: Make zostaje harmonogramem i łącznikiem z resztą aplikacji, a trudny fragment ląduje w osobnej usłudze wywoływanej przez HTTP.

Livespace dla asystentów AI: nieoficjalny serwer MCP

Wszystko powyżej zebrałem w projekcie, który zbudowałem poza Livespace i opublikowałem na licencji MIT. To serwer Model Context Protocol, który zamienia około 80 metod API w 11 narzędzi opisanych zadaniem, zamiast oddawać modelowi surowe API.

Sześć narzędzi czyta, pięć zmienia dane. Limity są w kodzie serwera: get_records bierze najwyżej 25 identyfikatorów, create_records i update_records po 10 pozycji, log_activities 15 aktywności. Odczyty chodzą po ograniczonych oknach i mówią wprost, kiedy wynik został ucięty. Przesuwanie szans ma osobne narzędzie, które liczy minimalną różnicę kroków procesu, a cofnięcie wymaga jawnej listy dozwolonych identyfikatorów.

Tryb tylko do odczytu jest domyślny i to od niego zaczynam każde uruchomienie. Gdy zapisy są włączone, każda zmiana najpierw tworzy plan, który nic nie zapisuje. Potwierdzenie człowieka jest podpisane, jednorazowe i ważne pięć minut, a po zapisie serwer czyta rekord ponownie i porównuje pola, które wysłał. Klucz API zostaje po stronie serwera i nigdy nie trafia do rozmowy z modelem.

Livespace tego serwera nie firmuje ani nie wspiera. Kod jest publiczny, więc przed wpuszczeniem go do własnego CRM-u można sprawdzić, co robi z danymi.

• Techniczne case study: Nieoficjalny serwer MCP do CRM Livespace
• Kod, zgłoszenia i instrukcja instalacji: github.com/proAutomator/livespace-crm-mcp
• Paczka: livespace-crm-mcp na npm

Jeśli chcesz podobną warstwę nad innym systemem albo potrzebujesz pomocy przy uruchomieniu tej, napisz do mnie.