Ile czasu można zaoszczędzić dzięki automatyzacji?

Ile czasu można zaoszczędzić dzięki automatyzacji? Najuczciwsza odpowiedź brzmi: zależy od konkretnego procesu. Średnia z raportu obejmującego różne firmy daje punkt odniesienia, ale słabo nadaje się do podjęcia decyzji inwestycyjnej. Własny pomiar da Ci znacznie lepszą odpowiedź.

Pokażę to na przykładzie raportowania sprzedaży, a później podam prostą metodę liczenia. Dzięki niej można porównać kilka procesów i wybrać ten, w którym automatyzacja ma największy sens.

Przykład raportowania sprzedaży B2B

Przyjmijmy, że naszą przykładową firmą będzie SuperPolRex, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zaznaczam, że sprawdziłem tę nazwę przy pierwszej wersji artykułu. Jeśli od tego czasu taka firma powstała, zbieżność jest przypadkowa. Kiedyś można było napisać “firma X”, ale teraz istnieje bardzo znana firma o tej nazwie i musiałem być trochę bardziej kreatywny.

SuperPolRex produkuje meble biurowe i zatrudnia trzech handlowców. W każdy piątek przygotowują raport aktywności. Dane pochodzą z CRM-u, narzędzia do prospectingu i arkusza z informacjami uzupełnianymi ręcznie.

Każdy handlowiec poświęca na zebranie danych, sprawdzenie ich i wysłanie raportu 60 minut tygodniowo. Dyrektor sprzedaży potrzebuje kolejnych 15 minut na połączenie raportów. W ciągu czterech tygodni daje to:

• 3 handlowców × 60 minut × 4 tygodnie = 12 godzin,
• dyrektor × 15 minut × 4 tygodnie = 1 godzina,
• łącznie 13 godzin miesięcznie.

Po wdrożeniu automatyzacji dane trafiają do jednego raportu na bieżąco. Handlowiec poświęca 10 minut na sprawdzenie liczb i dopisanie komentarza. Dyrektor dostaje gotowy widok zespołu.

Nowy koszt czasowy wynosi 3 × 10 minut × 4 tygodnie, czyli 2 godziny miesięcznie. Różnica to 11 godzin miesięcznie oraz 132 godziny rocznie. Ten wynik jest przykładową kalkulacją, opartą na przyjętych założeniach. Nie opisuje wyniku prawdziwego wdrożenia.

Jak policzyć oszczędność we własnej firmie

Najpierw zmierz proces w obecnej formie. Potrzebujesz czterech wartości:

1. liczby wykonań w miesiącu,
2. średniego czasu jednego wykonania,
3. liczby osób uczestniczących w procesie,
4. czasu poświęcanego na błędy i poprawki.

Podstawowy wzór wygląda tak:

czas obecny = liczba wykonań × czas wykonania + czas poprawek

Po pilotażu policz czas kontroli, obsługi wyjątków i awarii:

oszczędność netto = czas obecny - czas po automatyzacji - czas utrzymania

Wiele kalkulacji pomija ostatni składnik. Tymczasem ktoś musi sprawdzać alerty, poprawiać dane, odnawiać uprawnienia i reagować na zmiany w API. Automatyzacja może nadal być bardzo opłacalna, ale wynik powinien uwzględniać tę pracę.

Zmierz proces, zanim go zmienisz

Nie opieraj kalkulacji wyłącznie na deklaracji “zajmuje mi to chwilę”. Przez tydzień albo miesiąc zapisuj początek i koniec pracy oraz liczbę przypadków. Przy procesach wykonywanych przez wiele osób weź próbę z kilku stanowisk.

Zwróć uwagę na rozrzut. Obsługa standardowego formularza może trwać dwie minuty, a niepełnego dwadzieścia. Automatyzacja prawdopodobnie przejmie przypadki standardowe i skieruje resztę do człowieka. Średnia bez informacji o wyjątkach zawyży przewidywaną oszczędność.

Ustal także jakość punktu startowego: liczbę duplikatów, brakujących pól, błędnych faktur albo raportów wymagających korekty. Krótszy czas osiągnięty kosztem większej liczby pomyłek nie jest dobrym wynikiem.

Co zmienia AI

Klasyczne integracje świetnie radzą sobie z określonymi polami i regułami. AI pozwala objąć automatyzacją także e-maile, notatki ze spotkań, umowy i inne dane tekstowe. Przykładowo model może rozpoznać temat wiadomości, przygotować podsumowanie i zaproponować kategorię zgłoszenia.

Dochodzi jednak czas kontroli wyniku. Dla procesu o małym ryzyku można sprawdzać próbkę. Przy ofercie, płatności, decyzji kadrowej lub wiadomości do klienta kontrola powinna być częścią procesu. NIST AI Risk Management Framework zaleca ciągłe mierzenie i zarządzanie ryzykiem przez cały cykl życia systemu AI.

Oszczędzony czas nie zawsze zamienia się w pieniądze

Jeżeli pracownik odzyska 20 minut dziennie, firma nie zobaczy automatycznie niższego rachunku za wynagrodzenia. Warto przed wdrożeniem zdecydować, na co ten czas zostanie przeznaczony. W sprzedaży może to być więcej rozmów i lepsze przygotowanie ofert. W obsłudze klienta szybsza odpowiedź. W finansach dokładniejsza kontrola należności.

Oszczędność finansową można oszacować tak:

godziny odzyskane × pełny koszt godziny pracy

Do korzyści można doliczyć zmniejszenie kosztu błędów, krótszy czas realizacji i większą przepustowość. Te elementy licz osobno, żeby nie przypisać tej samej korzyści dwa razy.

Kiedy mała oszczędność ma duży sens

Dwie minuty przy jednym wykonaniu wyglądają skromnie. Przy 500 wykonaniach miesięcznie daje to ponad 16 godzin. Znaczenie ma także liczba osób i długość życia automatyzacji.

Mała automatyzacja może być cenna również wtedy, gdy usuwa częste przełączanie między aplikacjami albo pilnuje terminu o dużych konsekwencjach. Z drugiej strony proces wykonywany dwa razy w roku może nie zwrócić kosztu wdrożenia, nawet jeśli pojedynczo zajmuje kilka godzin.

Po wdrożeniu policz wynik jeszcze raz

Po czterech do sześciu tygodniach porównaj:

• czas przed wdrożeniem i po nim,
• liczbę wykonanych przypadków,
• odsetek wyjątków obsłużonych ręcznie,
• liczbę błędów i poprawek,
• koszt narzędzi oraz utrzymania,
• sposób wykorzystania odzyskanego czasu.

Jeżeli wynik odbiega od prognozy, sprawdź założenia. Być może dane wejściowe wymagają uporządkowania, wyjątków jest więcej albo pracownicy nadal wykonują część starego procesu. Taki pomiar daje odpowiedź opartą na Twojej firmie i pozwala zdecydować, czy rozwijać automatyzację dalej.